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国际传媒学院印章管理制度
2013-06-11 11:51  

国际传媒学院印章管理制度

 

国际传媒学院发文、发函,签订合同、协议,出具证明等,必须使用印章,以示合法有效。学院印章,用于特定职能和行为的管理,具有特殊的效力。为规范和加强学院印章的管理和使用,特制定本制度。

(一)印章的使用管理

1. 学院印章由院综合办公室主任负责保管。

2. 管理人员要忠于职守,不得徇私舞弊,擅自使用印章。

3. 印章要专柜保存,由管印人使用一把钥匙,严格管理。使用印章,须经领导签字批准。

4. 盖印前要审核手续是否完备,材料是否齐全,对于不符合要求的,等手续完备后方可盖印。盖印中要严格按照公文格式规定,盖印要工整,字迹要清晰,将印章下边压在公文落款日期的正中间。

(二)审批权限和使用范围

1. 审批权限

1)凡以学院名义签定的合同、协议,须经院长审核、院务会批准。

2)凡以学院名义上报的各类公文和文字材料须经院务会审核、院长批准,并学院综合办公室报告备案。

3)凡以学院名义下发的各类公文,须经院长批准。

4)凡以院综合办公室下发并由院综合办制作的公文,包括通知、证明等须经院办公室主任批准,对外出具证明须经院长批准。

5)其他特殊情况需要盖印时,需请示院长批准。

2. 使用范围

1)以学院名义发的各类公文(包括文件、函、命令、公告、通告、传真、电报及各类报表等);

2)学院与其他相关单位联合发出的各类公文;

3)以学院名义颁发的奖状,发出的贺信、贺电、慰问信、介绍信、证明等;

4)以学院名义颁发的证件、证书等;

5)以学院名义与教职工签订的各种协议、劳动合同等;

6)以学院名义对外签订的各类合同、协议。

(三)存档

凡在规定的使用范围内使用学院印章的所有公文和文字材料,应分别留存底稿、影印件、存根、样本、文本(合同、协议书),由院办档案管理人员归档。

(四)用印程序

各办公室使用学院印章须提出申请,并经有关领导批准签字。院综合办接到用印申请后按下列程序予以办理:

1. 用印前,检查有无院领导批准用印的签字。

2. 审阅用印内容,检查留存材料,保存用印根据。

1)一般公文要保留有领导签批用印的原件。

2)合同、协议书要保留一份文本。

3)奖状、荣誉证书、聘书等各种证书要清理数量、核对姓名、保留颁发的文件或领导人批准的书面材料、名册及证书的样本。

4)个别没有留存材料的,要详细记载用印情况,并由主管院领导在用印登记册上签字。

5)空白报表、介绍信及稿纸等,严禁用印。

6)未经院长批准,任何个人不得携带学院印章离开印章保管地点。

3. 进行用印登记、签名,并注明印数量、理由等。

4. 盖印。经审查、登记后,骑年压月加盖印章。

5. 整理留存材料。

(五)非法用印的处理

1.印章管理人员非法使用印章或不按用印程序用印,应当根据情节轻重给予行政处分,造成经济损失的,由印章管理人个人承担,触犯刑律的,移交司法机关处理。

2.学院、办公室、领导非法使用印章,由个人承担一切后果。

 

国际传媒学院

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